Morgen-ist-auch-noch-ein-Tag Syndrom
Wer kennt sie nicht, die „Aufschieberitis“. Auch in Unternehmen ist sie zu finden – Diagnose Prokrastination. Allerdings ist die Suche nach einem entsprechenden Heilmittel vergebens. Haben wir alle zu wenig Zeit, und lässt sich das Unplanbare planen?
Auf der Suche nach den Ursachen des Aufschiebens.
Fragt man Kollegen, warum Dinge liegen bleiben, gibt es eine häufige Antwort: Ich habe keine Zeit! Und tatsächlich: Da wollte man gerade beginnen und plötzlich steht ein Kunde im Laden, es klingelt das Telefon, oder ein Kollege braucht dringend eine Präsentation, um die neusten Entwicklungen mit der Geschäftsführung zu teilen. Jedoch: Trotz Alltagsgeschäft und den erwarteten und unerwarteten Unterbrechungen ist die fehlende Zeit meist nicht der wahre Grund für das Aufschieben. Vielmehr haben fehlende Prioritäten und andere Hindernisse das Aufschieben zur Folge. Und abends denkt man staunend mal wieder darüber nach, was man den ganzen Tag getan hat. Mit der To-do-Liste wachsen so auch das elende Gefühl und die Stapel auf dem Schreibtisch. Das macht auf Dauer unzufrieden.
In den meisten Fällen liegt der Grund des Aufschiebens im Unbewussten: Es ist ein Warnsignal vor vermeintlich nicht zu bewältigenden Aufgaben und Gefahren. Doch was vor Urzeiten sinnvoll war, blockiert heute das Tun auf unkonstruktive Art und Weise. Was also tun, wenn das Aufschieben lästiger Tätigkeiten zum Programm wird?
So zahlreich wie die Gründe des Aufschiebens sind auch die Lösungsansätze. Um in die Produktivität zu kommen, gilt es die Ursache des Aufschiebens zu ergründen.
Plane das Unplanbare
Im Büro ist der Tag oft nicht präzise planbar. Dennoch ist es für viele Tätigkeiten wichtig, dranzubleiben. Der Abschluss-Report für ein Projekt zum Beispiel lässt sich nur schreiben, wenn der Mitarbeiter die Ruhe hat, sich am Stück damit zu beschäftigen. Das erfordert Absprachen im Team. Hilfreich ist es, solche Zeiten im Kalender zu vermerken. Auf diese Weise kann ein Kollege ohne Störung sein Projekt bearbeiten, während ein anderer das Tagesgeschäft erledigt.
Langweilig und nervig? Oder zu viel und viel zu kompliziert?
Manche Tätigkeiten sind langweilig oder nerven. In diese Kategorie fällt zum Beispiel die Spesenabrechnung oder auch die Dokumentation und Zuordnung geleisteter Arbeit. Das macht keiner gerne. In diesen Fällen helfen Anreize. Dies können kreative Möglichkeiten sein, die Tätigkeit interessanter zu gestalten oder auch eine „Belohnung“, zum Beispiel die Mittagspause mit dem Lieblingskollegen, danach.
Ein wenig anders sieht es aus, wenn die aufgeschobene Tätigkeit zu groß oder zu schwer ist. Steckt hier doch viel Arbeit drin und vielleicht auch die Befürchtung, es nicht zu schaffen oder folgenschwere Fehler zu machen. Da sitzt man vor einem Berg voll Arbeit und weiß nicht so recht, wo anzufangen. Wie genau soll es gehen mit der Einführung des neuen Computersystems?
Hier lohnt es zu prüfen, ob ein anderes Teammitglied das benötigte Know-how oder die Erfahrung hat und gegebenenfalls bei der Umsetzung unterstützen kann. Ist das nicht der Fall, kann eine Schulung oder Fortbildung die Lösung bringen.
Ist die Aufgabe schlicht zu groß, zergliedern Sie das Projekt in Unterziele und Meilensteine, die für Sie oder den Mitarbeiter überschaubar sind. So werden regelmäßig motivierende Erfolgserlebnisse erreicht.
Das nie begonnene Projekt
Ein weiterer Klassiker ist das nie begonnene Projekt, dessen Ziel unklar ist. Wenn die Beteiligten nicht wissen, wohin die Reise gehen soll, werden sie das Ziel nie erreichen. Die Fälle, in denen sich Mitarbeiter trotz unklarer Anweisungen auf den Weg begeben, enden nicht selten auf halber Strecke im Streit. Was unglaublich klingt, passiert häufiger als man denkt!
Die Voraussetzung für den Erfolg eines solchen Projektes sind eine gute Kommunikation und der nötige Informationsfluss. Ein klar formuliertes Ziel, dessen Erreichbarkeit realistisch und in der eigenen Hand liegt, gibt die Richtung vor. Das Projekt ergibt dann einen Sinn. Auf dieser Basis kann eine gute Strategie mit notwendigen Schritten entwickelt werden.
Eines ist sicher: Jedes Handeln beginnt mit dem Losgehen und dem ersten Schritt! Erfahrungsgemäß drehen große Projekt häufig Schleifen – Phasen des Zweifelns und des Frustes sowie Rückschläge sind zu bewältigen. Hinter all diesen Stolpersteinen liegt das Ziel. Diese Hindernisse machen aufmerksam: Ist es noch der richtige Weg, oder bedarf es einer Nachjustierung? Übernehmen Sie die Verantwortung für ihre Aufgaben und ihr Handeln, und legen Sie los!
Übrigens: Beginnt der Tag mit dem Erledigen unangenehmer Dinge, kann der restliche Tagesablauf entspannter und freier gestaltet werden. Daher gilt es – wenn möglich – direkt morgens zu beginnen. Go for it!
Dieser Artikel ist etwas abgeändert zur Originalfassung, die im Oktober 2020 in DAZ online erschien.
Wir von InResKom
Kommunikation – oft denken wir, es sei einfach nur Reden und Zuhören. Doch dahinter steckt so viel mehr.
Es geht um Persönlichkeit, Selbstbewusstsein und die Kunst, sich und andere zu verstehen. Klingt
komplex? Ist es auch. Aber genau dafür sind wir von InResKom da. Wir bieten dir praxisnahe Seminare und individuelle Coachings, die genau an dieser spannenden
Schnittstelle zwischen Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung ansetzen.
Gemeinsam arbeiten wir an deinem authentischen Auftritt und schaffen die Basis für gelungene
Gespräche.
Interessiert? Dann schau auf www.inreskom.de vorbei und entdecke, was wir für dich bereithalten.
Für diesen Artikel haben wir selbstverständlich die neuesten Bücher und Studien gecheckt, damit du
auf dem neuesten Stand bist.
Bildnachweis auf dieser Seite: Foto von Suzy Hazelwood: https://www.pexels.com/de-de/foto/notizbuch-1226398/